12 grunnleggende e-postetiketter som alle bør følge

Det er ikke noe som tviler på at Email har revolusjonert måten vi kommuniserer med hverandre på. Og selv om folk i økende grad foretrekker ting som sosiale nettverk og direktemeldingsapper for å chatte med venner i disse dager, er sannheten fortsatt at når det gjelder riktig kommunikasjon, er e-post fortsatt det foretrukne mediet..

Fra universiteter til globale selskaper, og fra studenter til administrerende direktører, brukes e-post omtrent overalt og av alle. Når det er sagt, nesten alle av oss har flere e-postadresser, med en eller (flere) av de mange e-postleverandørene. Men det virkelige spørsmålet er, bekrefter vi protokollen (e) for riktig bruk av e-post?

Hvis du er usikker på svaret, er denne artikkelen, som understreker de grunnleggende e-etikettene som alle bør følge, for deg. Så uten videre, her går de.

Grunnleggende e-etiketter

1. Bruk en profesjonell e-postadresse

E-postadressen din blir ofte ansett som en indikasjon på din personlighet. Av denne grunn er det viktig å ha en profesjonell e-postadresse, vanligvis med for- og etternavn som utgjør "brukernavnet". Dette er enda viktigere hvis du har tenkt å bruke e-postadressen til profesjonell kommunikasjon (for eksempel å sende CV til rekrutterere, levere arbeidseksempler til klienter).

Hvis brukernavnet du har valgt ikke er tilgjengelig, kan du legge til et nummer du ønsker (f.eks. fødselsdato) å få en. For å nevne noen få eksempler, [email protected] eller [email protected] kan betraktes som gode valg. På den andre siden, bruk noe sånt som [email protected] eller [email protected], og du kan være ganske sikker på at e-postene dine ikke engang blir åpnet av mottakerne.

Tips: Bruk så mye som mulig en egen e-postadresse for alle dine profesjonelle behov. Og hvis du ikke har noe imot å skille ut noen få dollar, er det best å gå for hostet e-post med ditt eget domene.

2. Ta alltid med et emne, og hold det klart og konsist

Faglinjen er en av viktigste komponentene i e-post, som det gir mottakeren umiddelbart en ide om informasjonen som er inkludert i e-posten. Dette er grunnen til at alle e-postene dine skal ha en emnelinje, selv om innholdet ikke er så viktig. Å la emnelinjen stå tom oppleves som uforsiktighet fra avsenderens side.

Enda viktigere, den emnelinjen skal være kortfattet og til poenget, slik at mottakeren kan finne ut innholdet i e-posten så raskt som mulig. Få eksempler er Prosjektrapport vedlagt, Ytelsesundersøkelse - anmodet om tidlig respons, og sånne ting.

3. Bruk standard skrifttyper og minimal formatering

Uansett hvor mye du liker de fancy fontene du har på PC-en din, er de et absolutt nei-nei når det gjelder å skrive e-post. Det er fordi Hvis du bruker en ikke-standard skrift og den ikke er installert på mottakerens datamaskin, vises ikke e-postens tekst slik den var tiltenkt. Dette er grunnen til at de fleste e-posttjenester bare har noen få standard-, serif- og sans-serif-skrifter (f.eks. Times New Roman, Arial) tilgjengelig for komponering av e-post. Og du bør holde deg til dem.

Hold også formateringen i e-posten din så mindre som mulig. Med mindre du trenger å legge vekt på en viss seksjon, linje osv. I e-postens innhold, må du avstå fra å bruke høydepunkter og farger for teksten. Faktisk, e-posttekstens farge skal bare være svart, da den er mest leselig.

4. Unngå skrivefeil, feil grammatikkbruk og tegnsettingsfeil

Selv om ikke alle der ute er en grammatikk-nazist, og det ikke er kriminelt å ha en utilsiktet skrivefeil eller to i e-postene dine, feil bruk av språk, setningsstruktur osv., Gir generelt mottakeren (e) et negativt inntrykk. Så det er ekstremt viktig at du trippel-sjekk e-postens emnelinje, brødtekst og alle andre tekstelementer for utilsiktet grammatikk og tegnsettingsfeil (og korriger dem, hvis de blir funnet), før du trykker på "Send" -knappen.

Hva mer, bør du bruk aldri flere skilletegn (f.eks. !!!) i e-postene dine. Det samme gjelder slangord (f.eks. LMAO), populære sammentrekninger (f.eks. Gotcha!) Og uttrykksikoner. Alle disse tingene ser veldig umodne og uprofesjonelle ut, og er best igjen for sosiale nettverk og øyeblikkelige samtaler.

Tips: Ta alltid vare på hvordan du bruker ord, setninger etc. i e-postene dine. En e-post (eller noe annet for den saks skyld) skal aldri, aldri komponeres i ALL CAPS, da det regnes som Internett-ekvivalent med å rope.

5. Gi vedlegg beskrivende navn

Oftere enn ikke, må vi sende / motta flere filer som vedlegg med e-postene våre. Selv om dette er ganske nødvendig, kan ingenting være verre enn å motta en e-post som er lastet med mange tilfeldige filer (f.eks. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) som ikke gir mening. Så, hver gang du sender vedlegg med en e-postadresse, endre navn på dem med noen beskrivende filnavn, slik at mottakeren kjenner innholdet umiddelbart, uten å måtte åpne dem. Hvis du for eksempel sender CV til en potensiell arbeidsgiver, kan du gi det et navn som CurrentResume_JohnDoe. Enkelt og enkelt.

Også, hvis du har tenkt å sende et stort antall (f.eks. 20) vedlegg med e-post, det er bedre å kombinere dem i et zip-arkiv først. For enda mer klarhet kan du separat nevne detaljer som antall vedlegg, total arkivstørrelse etc. i e-postens brødtekst.

6. Ta alltid med en signatur

En signatur er nødvendig for å lukke eller avslutte e-posttekstens ordentlig. Men enda viktigere, det gir også en "ekthet" til e-postmeldingen og innholdet. Så alle e-postene dine skal ha signaturen din inkludert i dem. Bare lag og lagre en signatur i e-postens innstillinger, så legges den automatisk til på slutten av hver e-post du skriver.

Snakker om "Hva" skal inkluderes i signaturen, det er noe du bør bestemme, ettersom det varierer fra person til person. Når det er sagt, kan du som hovedregel inkludere kontaktinformasjon (f.eks. offisielt nummer, sekundær e-post), så vel som lenker til dine sosiale profiler. I et nøtteskall skal en signatur tjene som ditt digitale kontaktkort. Men ikke overbelast den med for mye unødvendig informasjon.

7. Bekreft mottak av e-post

Moderne e-post har avansert så mye at når du trykker på "Send" -knappen, kan du være 200% sikker på at den når mottakerens innboks, et sekund eller to senere. Imidlertid, som med hvilken som helst teknologi, e-post kan (og av og til gjør) lide av nedetider også. Så når du mottar en e-post (spesielt hvis det er viktig), bekrefte mottaket ved å svare på avsenderen med en liten melding.

Selv om det ikke er mulig å bekrefte hver e-post du får, bør du prøve å gjøre det. Enda viktigere, du burdeanerkjenne e-post som feilaktig sendes til deg, ettersom avsenderen kanskje avventer svar fra den andre siden. Dette vil gjøre avsenderen oppmerksom på feilen, og vil også spare e-postens faktiske tiltenkte mottaker noen problemer.

8. Bruk riktige hilsener

Når vi snakker med folk ansikt til ansikt, eller til og med i telefon, begynner vi alltid med å hilse på dem. Og den samme regelen gjelder også for e-post, så e-postene dine skal alltid ha riktig hilsen til mottakeren (e). Avhengig av hvem du sender en e-post, kan hilsenen være formell (f.eks. Kjære Mr. Johnson, professor Keller), eller uformell (Hei Adam, Hei Jenna). På samme måte må avslutningen (f.eks. Hilsen, hilsen) ha samme underliggende tone som begynnelseshilsen, så vel som det overordnede budskapet.

Det er verdt å merke seg at du burde avstå fra å bruke ekstremt uformelle og dagligdagse hilsener (f.eks. Hva skjer?) i e-post. Det sier seg selv at det anses som ganske uprofesjonelt.

9. Ikke bruk Svar alle hver gang

Det er tider når du mottar en e-post som også sendes til flere andre mottakere (f.eks. Et viktig varsel i et selskap). Men når du svarer på slike meldinger, vil du skynd deg å bruke “Svar alle” -alternativet. Dette sender ikke bare svaret til den opprinnelige avsenderen, men til alle andre som har mottatt e-postmeldingen, enten svaret er ment for dem eller ikke. Dette er en perfekt måte å tette mottakernes innbokser på.

Av denne grunn, utvis forsiktighet når du svarer på e-post med flere mottakere, og bruk alternativet "Svar". Bare når du er 100% sikker på at svaret ditt er ment for alle i mottakerlisten, bør du bruke alternativet "Svar alle".

10. Bruk feltene Cc og Bcc riktig

Sammen med “Til” -feltet, vises “Cc”Og“Bcc”Felt er noe som alle som noen gang har hatt en e-post vet om. Men selv etter det ender de fleste opp med å bruke dem feil.Her er en nedgang på hva de er, og når de skal brukes:

• Cc: Står for karbonkopi. Hvis det er noen mottakere som du vil sende en e-post til, men vil ikke at de skal vite at denne e-posten "bare" er ment for dem, skriv inn e-postadressene i dette feltet. Hver mottaker kan se e-postadressene til andre i Cc-feltet.
• Bcc: Forkortelse for Blind Carbon Copy. Hvis det er flere mottakere som du vil sende en e-post, men vil at de skal se seg selv som de eneste mottakerne av e-posten, skriv inn e-postadressene i dette feltet. Hver mottaker i et Bcc-felt kan bare se sin egen e-postadresse, og ikke de andre. Dette alternativet er bedre egnet for personvern.

11. Svar på e-post i tide

Gitt hvor mange e-poster vi mottar daglig, er det nesten umulig å svare på dem alle med en gang. derimot, selv om en e-post har litt lav prioritet, bør du prøve å svare på den i tide. Vanligvis bør dette være innen 24-48 timer etter at du har mottatt en e-post. Og hvis du ikke vil kunne svare på e-post på en stund (f.eks. På grunn av en pause), bruk funksjonen for autosvar eller feriesvar, som de fleste e-posttjenestene har.

12. Formater e-post riktig før videresending

Så snart "Frem" -knappen er trykket på en e-post, hele meldingen (inkludert bilder, feiljustert tekst osv. den kan ha) er merkelig innrykket til høyre, og satt inn i en tom e-post, slik at du kan skrive inn e-post-IDene til mottakerne og sende den. Dette ødelegger ikke bare formateringen av den opprinnelige e-posten, men også introduserer mange hvite mellomrom og ekstra symboler (>) i den videresendte e-posten, som igjen gjør e-postmeldingen nesten uleselig.

For å ordne opp, bør du formatere den videresendte e-posten riktig når den er innebygd i en tom e-post. Dette inkluderer å fjerne det ekstra hvite rommet, samt å bli kvitt ekstra tegn, blanke linjer og sånne ting.

SE OGSÅ: Beste Evernote tips og triks

Bruk e-post slik den er ment å bli brukt

Siden det er det primære kommunikasjonsmiddelet i dagens internettforbundne verden, er det ekstremt viktig at e-post brukes i samsvar med de riktige reglene, som inkluderer alt fra hvordan du hilser på mottakerne, til skriftstilen du velger. Og etikettene som er skissert over, hjelper deg med å gjøre nettopp det, og gir dermed en samlet bedre og produktiv e-postopplevelse. Så prøv dem, og la oss få vite favorittene dine i kommentarene nedenfor.