Slik bruker du OneNote A Beginner's Guide

Av de mange tingene vi bruker datamaskinene våre til, krever mange at vi jobber med et variert utvalg av digital informasjon, alt fra notater til lydutklipp til lagrede websider. Og oftere enn ikke kan organisering av denne sperren av innhold bli (og gjør) litt tungvint.

Dette er hvor notater, som det ekstremt imponerende Microsoft OneNote, komme inn i spill. Vil du vite mer? Les videre for å finne ut hvordan du bruker OneNote, og se hvordan det kan hjelpe deg med å administrere den digitale arbeidsflyten bedre.

Hva er OneNote? Og hvorfor du skal bruke den?

I de mest grunnleggende ordene kan OneNote ganske enkelt kalles et digitalt notatingsprogram. Men den definisjonen gir det neppe rettferdighet, gitt det omfattende spekteret av kraftverk som den bruker. OneNote hjelper deg med å samle omtrent enhver form for digital informasjon (f.eks. tekst, bilder, filer, lyd- og videoklipp, tegninger, lagrede websider), og administrere og organisere den effektivt. Ikke bare det, OneNote lar deg dele og samarbeide om innholdet med andre, og dermed gjøre det til et viktig produktivitetsverktøy.

Så om du er en student som ønsker å ta bedre notater i klassen, eller en forfatter som leter etter ideer om din neste roman / spalte, eller omtrent alle som har mye digital informasjon å håndtere, bør du bruke OneNote.

Merk: Selv om OneNote er tilgjengelig på en rekke plattformer, er stasjonær applikasjonen uten tvil den mest funksjonsrike. Av denne grunn er denne artikkelen basert på skrivebordsversjonen av selve OneNote.

Grunnleggende struktur

Det er mange ting som gjør at OneNote sannsynligvis er den mest funksjonelle programvaren for notater. Og en av dem er at den er modellert etter en faktisk fysisk notisbok, eller mer hensiktsmessig, en samling notatbøker.

Det er riktig! OneNote er fundamentalt delt inn i primære komponenter, kalt Bærbare datamaskiner, og hver bærbare PC består videre av individuelt håndterbar, fargekodet Seksjoner. I sin tur har disse seksjonene flere Sider.

• Enkelte sider i en seksjon kan nås via den vertikale sidelisten til høyre, mens en seksjon kan nås ved å klikke på den vannrette fanen.
• Høyreklikk på en side- eller seksjonsliste gir tilgang til relevante tilleggsalternativer (f.eks. Flytting eller kopiering av sideinnhold, sammenslåing av forskjellige seksjoner) via kontekstmenyer.
• Søkefeltet til høyre lar deg finne omtrent hvilken som helst informasjon i notatene dine på få sekunder, og viser resultatene i sanntid.

For en bedre forståelse, ta en titt på skjermbildet nedenfor for å illustrere hvordan OneNote kan hjelpe en student til å håndtere viktige eksamensspørsmål bedre.

I dette tilfellet en bærbar PC som heter Avsluttende eksamensstudiespørsmålhar blitt opprettet med fargekodede seksjoner for forskjellige fag (Fysikk, kjemi og matematikk). Til slutt har hver seksjon flere sider, og hver side har spørsmål og svar fra et bestemt kapittel (f.eks. Elektrisitet og dens effekter) for den valgte delen (emne).

Komme i gang med OneNote

Opprette notater

Nesten alle typer digital informasjon kan legges til OneNotes notatblokker og sider, og på alle måter tenkelige. Du kan direkte kopiere og lime inn tekst, bilder osv. (Med eller uten formatering) hvor som helst, sette inn alt fra filer til skjermklipp til innspilte lyd- / videoklipp, og til og med tegne / skrive frihånd. For å komme i gang, oppretter du bare en notatbok (eller bruker standardinnstillingen, med navnet ditt), naviger til en av seksjonene / sidene og klikk for å begynne å skrive. Eller enda bedre, kopier og lim inn omtrent hva som helst. Så enkelt er det!

I tillegg til det har OneNote også dusinvis av standarder informasjonstypemaler (Oppgavelister, adresser, telefonnumre osv.), som kan legges direkte til via Sett inn kategorien i båndmenyen. Det er verdt å merke seg her at du kan legge til informasjonen stort sett hvor som helst i en seksjon / side, som fungerer som et ubegrenset blankt lerret, så det er ingen fast layout. (Se skjermbildet ovenfor). Dette betyr også at du står fritt til å ordne det innholdet du har lagt til på en side etter eget ønske.

Deling og samarbeid

Effektivt samarbeid er avgjørende for arbeidsflyten til enhver organisasjon, enten du jobber med små rapporter eller administrerer store prosjekter. Dette er grunnen til at OneNote kommer med bunnsolid delingsfunksjoner, og dermed gjør det mulig for flere personer å jobbe på notater i sanntid. For å få tilgang til delings- og samarbeidsalternativene, gå til Fil> Del. Her kan du invitere andre brukere til å samarbeide om notatene dine, enten via e-post eller via unike delings-URL-er. Som eier av notatet / notatene som deles, kan du også tildele visnings- / redigeringstillatelser til de andre brukerne, og til og med aktivere / deaktivere delingskoblinger med ett klikk.

Lagre og synkronisere notater

OneNote lagrer jevnlig arbeidet ditt automatisk, hver gang det er noen endringer, synkroniserer du det til Microsoft-kontoen (forutsatt at nettverkstilkoblingen er der) du er logget på med. På denne måten forblir alle OneNote-bærbare datamaskiner trygge og sunne i OneDrive-skylagring, takket være OneNotes integrasjon med det samme. Så du trenger ikke å lagre notatene manuelt hver gang. Men i tilfelle du vil starte synkroniseringen manuelt, kan du alltid gjøre det ved å gå til Fil> Info og klikke på Vis synkroniseringsstatus knapp.

Andre bemerkelsesverdige funksjoner

Så nå vet du, OneNote er et dyrlig notataking-program, full av kraftig innholdssamling og samarbeidsdyktighet. Men det er ikke alt. Faktisk er det mange andre utrolig nyttige godbiter pakket over hele lengden og bredden. Her er noen få av dem:

Passordbeskyttede notisbokdeler

OneNote gjør det mulig å låse individuelle deler av en bærbar PC med et brukerdefinert passord. Dette kan være veldig nyttig i situasjoner når du må dele / samarbeide på en notatbok med andre brukere, men ikke vil at de skal få tilgang til bestemt innhold i den. Å gjøre slik, høyreklikk på navnefanen i seksjonen du vil passordbeskytte, og klikk på Passordbeskytt denne seksjonen alternativ.

Konverter håndskrevne uttrykk til tekst

Takket være de robuste funksjonene for håndskriftgjenkjenning, kan du enkelt konvertere inngang som er tastet inn via enheter som styli / digitizer-penner, til skrevet tekst, hvis du foretrekker den siste. Dessuten fungerer dette for både tekstlig innhold og matematiske uttrykk. Bare klikk på Tegne kategorien på Båndmeny, få tilgang til Blekk til tekst og Blekk til matematikk alternativer, og se magien.

Lag raske notater og fest dem til skrivebordet

Vil du raskt notere noe, men ikke vil gå gjennom bryet med å åpne OneNote? Du trenger ikke. Bare treff Windows-tast + N, og et popup-vindu med et forenklet brukergrensesnitt lar deg komponere et raskt notat i en blunk (The Send til OneNote verktøyet skal kjøre i systemstatusfeltet for at dette skal fungere). Hvis du vil tilpasse, kan du gjøre det ved hjelp av mini-verktøylinjen. Men det beste er at du kan feste raske notater til skrivebordet, slik at de alltid er synlige, som klistrelapper. Alle raske notater finner du under navnet på navnebror der de lagres.

Send notater via e-post direkte til OneNote

En veldig nyttig funksjon, introdusert i den nyeste OneNote 2016-versjonen, lar deg lagre innhold sendt fra din konfigurerte e-postadresse direkte i en av dine forhåndsdefinerte notatbøker. For å gjøre dette må du først konfigurere en e-postadresse under OneNotes online-innstillinger. Normalt er dette e-postadressen som er knyttet til Microsoft-kontoen du bruker for å logge på OneNote, men du kan også bruke hvilken som helst annen e-postadresse. Når dette er gjort, sendes alt innhold fra den konfigurerte e-postadressen til [email protected]lagres automatisk i OneNote-notatblokken du har angitt. Les mer her.

Lagre webinnhold ved hjelp av Clipper Extension / Bookmarklet

Det hender ofte at du kommer over et interessant blogginnlegg, eller til og med en hel webside på nettet, og vil lagre det for senere referanse. Med OneNote-nettklipperutvidelsen (for Chrome) og bookmarklet (for Internet Explorer), gjør du dette en tur i parken. Når du har installert dem og logget på dem ved hjelp av Microsoft-kontoen knyttet til OneNote-kontoen din, handler det bare om et klikk eller to. Gå til nettsiden du vil lagre i OneNote, og klikk på utvidelsen / bokmerket. Nettsiden lagres øyeblikkelig i Raske notaterseksjon. Clipper lar deg til og med lagre utvalgte regioner på en webside, og kan også rydde opp i artikler ved å fjerne ekstra bilder osv.

Kommenter nettsider i Microsoft Edge og lagre dem på OneNote

Rocking den nyeste og beste Windows 10? Da er sjansen for at du også bruker (selv om det er sporadisk) den splitter nye nettleseren, Microsoft Edge som følger med. Hvis det er tilfelle, kommer du til å elske OneNote enda mer. Det er fordi Microsoft Edge lar deg kommentere nettsider med innebygd penn og highlighterverktøy, som deretter kan lagres i OneNote med ett klikk. Du kan til og med klippe utvalgte regioner på nettsider og skrive inn notater om dem hvor som helst før du lagrer dem i OneNote.

Utvid OneNotes funksjonalitet enda mer ved hjelp av plugins

Det er tydelig at OneNote er laced med en hel rekke imponerende funksjoner. Men selv om det ikke er nok, kan du gjøre det litt mer fantastisk ved å lade det med noen kule plug-ins / add-ons. En av dem er Onetastic, en gratis plugin-modul som gir massevis av funksjoner, for eksempel makroer, kalendervisning og mye mer til OneNote. Og hvis du ikke har noe imot å pusse ut litt moolah, kan du også sjekke ut OneNote Gem-samlingen av betalte plugin-moduler. Vil du enda mer? Ta en titt på noen av de utvalgte OneNote-appene. Selv om dette teknisk sett ikke er plugin-moduler, kan de integreres med OneNote og gjøre det enda mer fantastisk, på en rekke måter.

Naviger bedre ved hjelp av hurtigtaster

Du kommer til å elske det enorme, imponerende utvalget av hurtigtaster som OneNote tilbyr. Omtrent alt, fra å lage notater til å bruke koder, kan gjøres via et par tastetrykk. Noen av de viktige hurtigtastene er listet opp nedenfor:

• Ctrl + Skift + M. - Åpne et lite OneNote-vindu for å opprette en sidenote.
• Skift + F10 - Ta opp kontekstmenyen for et notat, en fane eller et annet objekt som for øyeblikket har fokus.
• Alt + N, F - Sett inn et dokument eller en fil på den gjeldende siden.
• Alt + = - Start en matematisk ligning eller konverter valgt tekst til en matematisk ligning.
• Ctrl + 0 - Fjern alle merkelapper fra de valgte notatene.

Og det er mange flere. Sjekk ut den komplette listen over hurtigtaster for OneNote 2016.

Lag sammenkoblede notater for enklere navigering

Normalt lar alle moderne tekstredigerere deg koble et bestemt ord, setning osv. Til elementer som URL-er og e-postadresser. Imidlertid tar OneNote dette et hakk lenger, ved å la deg lage noe som heter Koblede notater. I hovedsak betyr dette at du kan legge til hvilken som helst tekst på siden til en notatbok, og deretter koble den til en annen side eller seksjon i den samme eller en helt annen notatbok. Dette gjør det enkelt å navigere mellom forskjellige OneNote-underelementer, og nesten som en nettleseropplevelse. Å gjøre dette, velg tekstblokken å koble sammen, høyreklikk på den og velg lenkenalternativ. Du kan nå spesifisere siden, seksjonen, notatboken osv. Som skal lenkes til denne teksten. Er ikke det fantastisk?

Plattformtilgjengelighet

Så utrolig som OneNotes bag-load av produktivitetsforbedrende funksjoner er, vil det ikke være til stor nytte hvis du ikke kan lage / få tilgang til notater hvor som helst. Heldigvis sikrer OneNotes imponerende tilgjengelighet på tvers av plattformer at du kan være mer produktiv på jobben når som helst og hvor som helst, enten du er på datamaskinen, smarttelefonen eller til og med surfer på nettet.

Tilgjengelighet: Windows, Mac (skrivebord); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (mobil); Web Clipper, Chromebook (Web og andre plattformer).

SE OGSÅ: Topp 10 beste Evernote-alternativer

Konklusjon

Med den uopphørlige strømmen av diversifisert digitalt innhold vi må håndtere på nær daglig basis, er det ikke alltid lett å holde alle de viktige lagrede nettsidene, lydopptak, prosjektbilder etc. nøye administrert og organisert. Men takket være Microsoft OneNote og dets utrolige notater og styringsdyktighet, trenger du ikke det. Og nå vet du, å komme i gang med det er egentlig ikke så vanskelig. Så prøv det, og se hvordan ting fungerer for deg. Vet du om andre produktivitetsforbedrende verktøy som ligner på OneNote? Ikke glem å nevne dem i kommentarene nedenfor.