Hvordan bruke Hazel-regler for å øke produktiviteten

Den grunnleggende forutsetningen for den personlige datamaskinen er å gjøre brukerens liv lettere. Men de verdslige og repeterende datamaskinoppgavene, som å sortere og flytte filer fra nedlastingsmappen, gjør akkurat det motsatte. De bremser oss og distraherer oss. Heldigvis er det applikasjoner som hjelper oss med å automatisere disse oppgavene i bakgrunnen og la oss fokusere på det som er viktig. For Mac-brukere er Hazel den beste av den gjengen.

Hasselregler er ikke ment å bli ødelagt

Hazel er en Mac System Preferences-rute som ser på en mappe og utfører spesifiserte sett med handlinger hver gang visse sett med betingelser er oppfylt. Du kan legge til så mange mapper, betingelser og handlinger du vil. Legg til muligheten til å kjøre skript til det, og du har ubegrensede muligheter for hva du kan oppnå med Hazel.

For å begynne å bruke Hazel, må du opprette regler. Åpne Hazel i Systemvalg og legg til en mappe du kan se i venstre rute.

Deretter legger du til mens du velger den mappen Regler på høyre rute. Reglene er oppført i rekkefølge etter betydning, den første regelen på listen kjøres før den andre, og så videre. Så hvis du vil kjøre A før B, legg A over B på listen. Du kan dra og slippe dem for å opprette bestillingen.

Å lage en grunnleggende regel bør være enkel nok:

• Gi regelen et navn.
• Sett Forhold (og Nestede forhold ved å holde Alternativ tasten mens du klikker på I tillegg til knapp).
• Sett Handlinger å gjøre når vilkårene er oppfylt.

For å lage lignende regler kan du duplisere en annen eksisterende regel og endre innholdet.

Dykking dypt i undermapper

En av Hazels kule funksjoner er dens evne til å se undermapper. For eksempel, i stedet for å legge til ti mapper i mappe A til Hazel og opprette lignende regler for hver av dem, kan du opprette hovedregler for mappe A og be Hazel om å bruke disse reglene på alle undermapper i mappe A.

For å gjøre det, bare legg til en regel for å se undermapper øverst i Regellisten for mappe A. Trinnene er:

• Lag en regel og gi den navnet "Se undermapper" eller noe sånt.
• Sett tilstanden til: Snill - er - mappe
• Sett handlingen til: Kjør regler for mappeinnhold
• Sett den regelen øverst.

Etter det vil enhver regel du legger til i mappe A, også brukes på alle mappene i den.

Legger til superkraft med spotlight og skript

For å lage mer avanserte regler tillater Hazel brukere å integrere Spotlight og skript til reglene.

Når du redigerer en regel, kan du bruke Spotlight-attributter i regelens tilstand ved å gå helt nederst på listen og velge Annen.

Listen over Spotlight attributter dukker opp. Du kan velge en av dem for å være tilstanden.

Du kan for eksempel sette betingelsen til å være gyldig hvis varen bruker Verdana-skrift.

Spotlight-støtte betyr at du kan bruke alt som kan identifiseres av Spotlight som en tilstand - og det dekker nesten alt.

Mens Spotlight-attributter går til forholdene, skript støtter tilhører handlingsdelen. Du kan bruke Apple Script, Java Script, Shell Script og Automator Workflow. Oversettelse: du kan be Hazel om å gjøre nesten alt Mac-en din kan gjøre.

For å legge til et skript, velg en av skriptstøttene fra rullegardinlisten, og bruk et ferdig skript eller kompiler det direkte i Hazel.

Sniking i flere eksempler på regler

Bruk av Hazel skal skreddersys etter individuelle behov. Men her er noen få eksempler på min personlige bruk for å vise deg mulighetene. Se dette Hazel-forumet for flere casestudier.

1. Administrere skrivebords- og nedlastingsmappe

Både Desktop og Nedlastinger mappen er de praktiske stedene å slippe alt, og de kan være rotete på kort tid. Du kan bruke Hazel til å sortere innholdet og flytte filene til riktig sted automatisk.

For eksempel vil du flytte nedlastede TED-filmfiler fra Nedlastingsmappe til TED Talks-mappen i Film-mappen. Her er trinnene for å opprette regelen:

• Legg til mappnedlastinger til listen.
• Mens nedlastingsmappen er valgt, legger du til en regel i høyre rute.
• Gi regelen et navn.
• Under Forhold, sett Kind - is - Film og Kilde URL / adresse - er - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • For å finne ut kildeadressen, Høyreklikk på en av videoene fra Finder og velg Få informasjon (eller velg og bruk Kommando + jeg).

• Hver TED-video har forskjellig nedlastningsadresse, men samme rotkilde. Ikke bruk hele adressen.
• Under Handlinger, sett Flytt - til mappe - TED-samtaler. Du kan angi en annen destinasjonsmappe hvis du vil.
• Du kan også legge til flere handlinger, for eksempel Legg til merkelapper og Vis varsel.

For å gjøre lignende ting til forskjellige typer filer, må du opprette andre regler. Du kan duplisere disse reglene og endre vilkårene og handlingene, eller opprette lignende regler for forskjellige mapper.

2. Behandling av skjermbilder

Jeg tar mange skjermbilder for skrivingen min. Før jeg tok Hazel, tok jeg skjermbilder, beskjær / endrer størrelsen på dem til ønsket størrelse, kommenterer dem, optimaliserer dem for nettet og flytter dem til en bestemt mappe i henhold til deres prosjekter. Det er en veldig tidkrevende prosess.

Hazel kan ikke ta over alle trinnene, men det kan sikkert effektivisere dem. Men først satte jeg en ny arbeidsflyt for å støtte Hazel:

• Jeg må fortsatt ta skjermbildene. Jeg bruker en dedikert app for å få skjermbilder innenfor den nødvendige størrelsesgrensen.
• Jeg må også fremdeles kommentere bildene med ruter, pil og tekst etter behov.
• Men nå la jeg til et ekstra trinn når jeg lagret bildet. Jeg legger til en stikkord knyttet til prosjektet. For eksempel vil skjermbilder for prosjekt A bli merket med "A", prosjekt B vil bli merket med "B", prosjekt Beebom vil bli merket med "Beebom" osv. Jeg setter også en egen mappe for å lagre alle skjermbilder.

Nå er det her Hazel sparker inn. Jeg oppretter to regler for skjermbildemappen. De første regel er å optimalisere bildet:

• I Forhold:
  • Snill - er - bilde - klart nok
  • Tagger - inneholder ikke - optimalisert - for å sikre at Hazel bare behandler uoptimert bilde.
  • Dato sist endret - er i siste - 1 time - slik at regelen ikke blir brukt på gamle skjermbilder.

• I Handlinger:
  • Åpen - med applikasjon - ImageOptim - dette er applikasjonen for å optimalisere bildestørrelsen i bakgrunnen.
  • Legg til koder - optimalisert - å fortelle Hazel at dette bildet er optimalisert.
  • Vis varsel - fil, tid - dette er valgfritt.

De andre regel er å flytte de optimaliserte bildene til riktig mappe. Lag så mange varianter av andre regelen du trenger, hver og en justert for å passe til et bestemt prosjekt.

• I Forhold:
  • Snill - er - bilde
  • Tagger - inneholder tags - optimalisert, Beebom - for å sikre at regelen bare blir brukt på optimaliserte bilder tilhører Beebom-prosjektet.
• I Handlinger:
  • Flytt - til mappe - Beebom-prosjekter

Kombinasjonen av disse to reglene vil sikre at alle bildene jeg lagrer fra skjermbildeapplikasjonen blir optimalisert og klare i prosjektmappen uten at jeg trenger å gjøre noe annet.

3. Fjernutløsende nedlastinger

Denne er enkel og morsom. Hvis du jobber med flere datamaskiner, for eksempel en hjemme og en på kontoret, kan du stille inn kontordatamaskinen slik at den laster ned en fil du finner på hjemme-datamaskinen. Men vi trenger hjelp fra Dropbox (eller Google Drive).

Kopier og lim inn nedlastningskoblingen på en hjemme-datamaskin i en tekstfil. Lagre deretter dokumentet med et unikt navn (for eksempel: 2bdld) i en Dropbox-mappe (for eksempel: Liste over nedlastinger).

Opprett en Hazel-regel på kontordatamaskinen som ser "List of Downloads" -mappen i Dropbox. Sett regelen for å åpne 2bdld-tekstfilen uten lastet ned tag, ved hjelp av en nedlastingsbehandling som kan godta URL-inndata fra en tekstfil. De fleste nedlastingsadministratorer kan gjøre det.

Legg til en annen handling i regelen for å merke merknaden: lastet ned etter at nedlastingsbehandling har åpnet den. Denne handlingen er for å sikre at en tekstfil åpnes bare én gang.

For å holde mappen ren, kan du opprette en annen regel for å slette tekstfiler eldre enn en dag.

4. Innlevering av regninger i Evernote

Noen ganger betyr det å leve papirløst at du flytter rot fra den virkelige verden til den digitale verden. Men du kan sende dine digitale regninger til Evernote ved hjelp av Hazel og AppleScript.

Lag en regel for å se på mappen der du oppbevarer alle dine digitale regninger. Sett vilkårene slik at de samsvarer med regningstypen du vil lagre. Hvis for eksempel kabel-TV-regningene dine er PDF-dokumenter fra XYZ Co., må du stille vilkårene slik at de bare fungerer for PDF-filer fra XYZ Co.

Legg deretter til dette skriptet i handlingsruten:

fortell applikasjonen “Evernote”

aktivere

opprett notat fra filen File notebook “Notebook_Name” tags “Tag_Name1”, “Tag_Name2”, “Tag_Name3”, “Tag_Name4”

slutt fortelle

Forsikre deg om at Notebook_Name og alle Tag_Names allerede er opprettet i Evernote.

Du kan opprette så mange varianter av denne regelen som du trenger for andre faktureringer eller andre dokumenter.

5. Lagre og sortere e-postvedlegg i Mac-mapper

Hva om regningene dine kommer via e-post? Kan du arkivere dem i Evernote uten å løfte en finger? Absolutt, med litt hjelp fra Dropbox, Gmail og IFTTT.

• Opprett først en filterregel i Gmail slik at en hvilken som helst fakturerings-e-post fra XYZ med vedlegg vil bli merket "Fakturering" (eller hvilken som helst annen etikett du ønsker).
• Etter det, opprett en mappe i Dropbox kalt “Billings” (eller hvilket som helst annet navn du velger). Du kan bruke eksisterende Dropbox-mappe for dette formålet.
• Skape en IFTTT-regel for å koble Gmail til Dropbox. Sett den til å lagre e-post med etiketten "Billings" i Dropbox "Billings" -mappen.
• Bruk tipsene fra nummer 4 ovenfor i denne mappen.

Disse fem eksemplene er bare toppen av isfjellet over hva du kan gjøre med Hazel. Jeg håper du kan se at automatiseringshorisonten din er så langt fantasien din kan gå.

SE OGSÅ: 15 Chrome-triks for å øke produktiviteten din

Bruker du Hazel? Del dine favoritt Hazel-regler i kommentaren nedenfor.